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A lire en priorité

Cette FAQ présente quelques caractéristiques de ce serveur expérimental et peut vous permettre de dépanner rapidement sur les difficultés « classiques ». Pour une présentation plus détaillée de BBB et ses possibilités n’hésitez pas à consulter ces vidéos.

Si vous lisez cette FAQ avant votre événement/visio alors bravo, c’est une bonne pratique ! Vous devriez déjà avoir un salon mis en place sur le serveur : n’hésitez pas à demander à vos participants de venir tester leur connexion sur ce salon. Pour qu’un test soit concluant, il faut aller jusqu’au bout : que le test d’écho soit passé et que la caméra s’affiche correctement. Attention également : si le test se fait depuis un réseau différent de celui qui sera utilisé le jour J alors vous n’êtes pas pour autant à l’abri d’une erreur de type « ICE xxxx » qui est souvent un problème de Firewall (voir plus bas).

A quelles conditions puis-je organiser une visio/un Webinaire sur ce serveur ?

Il faut avoir lu et approuvé les points suivants (normalement si vous organisez une visio/un Webinaire sur ce serveur alors c’est déjà fait) :

  • C’est un serveur BigBlueButton (BBB) installé par la médiation scientifique Inria sur une machine louée chez Scaleway. Cette installation est encore en phase exploratoire : les visios qui se déroulent dessus nous servent à voir comment le système se comporte et à calibrer nos instances (la puissance des machines selon les besoins).
  • On peut aider à résoudre des difficultés (toujours dans l’esprit « on apprend à calibrer ») mais il n’y a pas de « service » au sens ou l’entend Inria.
  • On ne se substitue pas à la DSI. Si votre visio nécessite une communication sécurisée de bout en bout, par exemple, alors l’utilisation de ce serveur doit se faire en connaissance de cause. Si vous avez besoin de vérifier avec la DSI que cette utilisation est validée c’est à vous de le faire, nous le ferons pas à votre place.
  • Vous vous engagez à nous informer à l’avance de l’utilisation que vous en faites pour qu’on sache à tout moment l’état d’utilisation du serveur et que nous puissions empêcher sa saturation.

Enfin, le coût de cette utilisation est simple : faites donc une activité de médiation scientifique 😉 !

Un participant n’arrive pas à activer son micro/sa caméra

  • Vérifier que la caméra/le micro n’est pas déjà utilisé par ailleurs. Par exemple un onglet dans une autre visio-conférence qui utiliserait la caméra/le micro. Ou bien un client lourd d’un système de visio-conférence qui serait en train de tourner (un client lourd Cisco par exemple peut monopoliser la caméra même si aucune visio n’est en cours mais simplement parce que le logiciel Cisco est en train de tourner sur la machine).
  • Vérifier que l’accès à la ressource souhaitée est bien autorisé par le navigateur (généralement dans la barre d’URL du navigateur, on trouvera une icône qui permet d’autoriser/interdire l’accès à la caméra/au micro).

Un participant n’arrive pas à activer son partage d’écran

  • Vérifier que le participant a une connexion suffisante. Le partage sera difficile, ou même impossible, pour les connexions faibles.
  • Vérifier que l’accès au partage est bien autorisé par le navigateur (généralement dans la barre d’URL du navigateur, on trouvera une icône qui permet d’autoriser/interdire l’accès au partage d’écran).

Le son d’un participant est haché/son image est saccadée

Ce serveur BBB est hébergé chez Scaleway avec une puissance de calcul suffisante pour que 40 webcams soient allumées simultanément, tous salons confondus. La bande passante est suffisante pour que toutes ces caméras et micros soient fluides.

Si le son ou l’image sont dégradés alors il faut regarder du côté du « dernier kilomètre ». La connexion de ce participant est peut-être faible en upload ? Dans ce cas il peut désactiver sa caméra et la réactiver en « faible qualité ». Cela va libérer de la bande passante pour le son. Si le son est toujours haché alors il peut désactiver complètement sa caméra.

Notez que les autres participants peuvent garder leurs caméras actives.

Si le son est toujours de mauvaise qualité il faut aussi regarder du côté du micro. Il est possible de choisir un autre micro (par exemple un micro-casque ou un écouteur de smartphone).

Si aucune des ces solutions ne fonctionne, il est possible de joindre la réunion au téléphone. Les informations sont affichées dans la discussion publique au moment de la connexion.

Comment changer de source micro ?

Il y a deux possibilités :
1) BBB prend le micro système par défaut. Dans les paramètres système si vous changez le micro en entrée alors cela sera répercuté dans BBB.
2) Vous pouvez aussi forcer le choix du micro dans BBB. Pour cela il faut « quitter l’audio » (bouton en forme de téléphone sous les slides). Puis rejoindre l’audio de nouveau. Au test d’écho il faut répondre « non » (que vous ayez entendu l’écho ou pas) et cela vous donne accès au choix du micro.

Je veux présenter des slides, est-ce que je partage mon écran ou bien je les téléverse sur BBB ?

Le mieux est de les téléverser. Le partage d’écran est plus gourmand en réseau, de votre côté comme du côté des autres participants.

Si vous avez une vidéo à montrer, le mieux est de l’avoir existante sur une URL externe (par exemple sur YouTube). L’option existe pour la lire dans le bouton « + » en bas à gauche. Si vous laissez votre vidéo dans un slide par exemple alors elle ne sera pas lue avec un téléversement de slides qui comprennent cette vidéo. Si vous partagez votre écran pour la montrer alors il n’y aura pas le son et elle sera en 5 images/seconde. La lecture d’une URL externe permet de bénéficier des caractéristiques de la plateforme extérieure (par exemple une URL YouTube permet à chaque participant de choisir la qualité, d’activer ou pas le son, etc. comme si il était sur YouTube).

Quel format privilégier pour mes slides ?

Privilégiez le format pdf. En effet, BBB va tranformer vos slides en passant par OpenOffice. Si c’est déjà du pdf la compatibilité sera meilleure. Une fois vos slides en place vérifiez que tout y est (pas de page vide, ou texte qui dépasse, etc.). La taille maximum est de 130 Mo pour 200 pages.

Attention si le pdf n’est pas optimisé il peut être lourd et si la connexion est faible cela prendra du temps à téléverser. D’un autre côté si la connexion est faible alors un partage d’écran est très déconseillé (saccadé ou même impossible à la source). Dans ce cas utilisez un outil d’optimisation du pdf avant de le téléverser.

Que faire pour une erreur « ICE … (1007, 1020) » ?

C’est certainement un firewall, de votre côté, qui vous empêche d’accéder aux ports de BBB sur notre serveur. Vous avez plusieurs possibilités :

  • Changer de réseau (par exemple votre connexion mobile 4G).
  • Activer/désactiver un VPN.
  • Demander à votre administrateur réseau d’activer : TCP/IP ports 80/443 et UDP ports 16384 à 32768.
  • Le firewall peut aussi se trouver sur votre box si vous accédez de chez vous. Certaines box ont un pare-feu programmé en niveau élevé. Essayez de baisser le niveau (il n’est pas forcément nécessaire de le désactiver et il peut être suffisant d’en baisser le niveau).

Puis-je enregistrer une visio ?

Oui, mais pas via BBB. L’option d’enregistrement de BBB ne nous paraît pas être la plus adaptée aux besoins habituels des Webinaires Inria.
Pour enregistrer, tournez-vous vers des logiciels spécialisés. Celui que nous utilisons régulièrement à la médiation scientifique est OBS Studio (https://obsproject.com/fr). Il demande un peu de prise en main mais permet des enregistrements très efficaces et ajustables à la plupart des besoins.
C’est également OBS que nous utilisons pour de la diffusion vers le public (sur YouTube ou sur nos chaînes de live comme https://live.pixees.fr/inria )

Des participants trouvent la qualité mauvaise, il y a des saccades, faut-il couper toutes les caméras pour soulager la bande passante ?

Pas nécessairement. Ce serveur est fait pour héberger des visios avec des caméras allumées. Il a une puissance de calcul et un débit suffisants.
Par contre, chez certains participants avec une connexion faible, cela peut devenir difficile de recevoir toutes les caméras.
Il y a plusieurs solutions :

  • Éviter le partage d’écran qui est très gourmand en bande passante pour l’utilisateur qui a une connexion faible. Privilégier le téléversement de slides qui est particulièrement léger et ne demandera qu’un débit très réduit de son côté.
  • Que tout le monde passe sa caméra en « basse qualité » (c’est le réglage par défaut, il est suffisant pour la plupart des usages).
  • Que l’utilisateur chez qui la qualité est dégradée coupe la réception des caméras. Cela se fait dans les options (menu accessible via les trois petits points en haut à droite => « Ouvrir les paramètres » => « Economies de données » => décocher « Activer les Webcams »)

Si ces solutions ne sont pas satisfaisantes, alors effectivement vous pouvez envisager de limiter le nombre de caméras allumées.

J’ai appliqué tous les conseils au dessus mais rien à faire, la visio est de mauvaise qualité…

Il y a trois explications possibles :

  • Vous utilisez le partage d’écriture dans les slides (pour faire du dessin à plusieurs) ce qui peut saturer le serveur avec un grand nombre d’utilisateurs.
  • Le réseau est ralenti par ailleurs (panne globale d’un secteur, d’un fournisseur…).
  • Le serveur a besoin d’un redémarrage (contactez nous : mediation-scientifique@inria.fr, sujet : « Problème avec une visio » mais notez que ce n’est pas un service, nous ne ferons pas forcément une intervention en direct).
Dernière modification : janvier 2021.
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